Die elektronische Patientenakte stellt einen zentralen Baustein der modernen Gesundheitsversorgung in Deutschland dar. Sie ermöglicht Versicherten, medizinische Informationen strukturiert zu speichern und berechtigten Leistungserbringern bereitzustellen. Ziel ist es, medizinische Abläufe transparenter zu gestalten, Doppeluntersuchungen zu vermeiden und die Behandlungsqualität zu erhöhen.
Dieser Ratgeber erklärt ausführlich, was die elektronische Patientenakte ist, wie sie funktioniert, welche Inhalte gespeichert werden können, welche Rechte Versicherte haben und welche Rolle Ärzte, Apotheken sowie Krankenhäuser spielen.
Was ist die elektronische Patientenakte?
Die elektronische Patientenakte, abgekürzt ePA, bezeichnet eine digitale Ablage medizinischer Daten einer versicherten Person. In diesem Speicher können unterschiedliche Informationen abgelegt sein – etwa Befunde, Arztbriefe, Diagnosen, Impfungen oder Medikationspläne.
Die ePA wird von den gesetzlichen Krankenkassen bereitgestellt, bleibt jedoch rechtlich im Besitz des jeweiligen Versicherten. Der Versicherte entscheidet selbst, welche Informationen aufgenommen werden, wer Einblick erhält und welche Daten später wieder gelöscht werden. Somit dient die elektronische Patientenakte als persönliches Gesundheitsarchiv, das jederzeit aktualisiert werden kann.
Im Gegensatz zu papiergebundenen Unterlagen in Praxen oder in Krankenhäusern stellt die elektronische Patientenakte eine vernetzte digitale Lösung dar, die verschiedene Akteure im Gesundheitswesen zusammenführt. Ärztinnen und Ärzte, Kliniken, Apotheken oder auch Therapeuten können – nach Einwilligung – medizinische Inhalte einsehen oder ergänzen. Ohne Zustimmung des Versicherten erfolgt kein Zugriff, sodass die Kontrolle über die eigenen Gesundheitsdaten erhalten bleibt.
Elektronische Patientenakte – wichtige Punkte für Versicherte
Die elektronische Patientenakte (ePA) ermöglicht es medizinischen Einrichtungen, relevante Gesundheitsdaten digital zu dokumentieren und strukturiert abzulegen. Dazu zählen unter anderem Befunde, Laborwerte, Arztbriefe oder Angaben zu verordneten Medikamenten. Zugang erhalten beispielsweise Hausarzt-, Facharzt- und Psychotherapiepraxen, Zahnärzte, Krankenhäuser sowie Apotheken. Diese Einrichtungen können Daten eintragen oder auslesen, sofern die versicherte Person zustimmt.
Eine zentrale Idee der elektronischen Patientenakte besteht darin, Informationswege im Gesundheitswesen zu vereinfachen und Doppeluntersuchungen zu verringern. Statt einzelne Dokumente in Papierform zu sammeln, lassen sich alle relevanten Informationen in einer digitalen Gesundheitsakte bündeln, auf die im Bedarfsfall zugegriffen werden kann.
Zugriffsrechte von medizinischen Praxen
Während einer Behandlung erhalten behandelnde Praxen üblicherweise Zugriff auf die gespeicherten Inhalte der elektronischen Patientenakte. Die Berechtigung wird anhand der elektronischen Gesundheitskarte überprüft. Für viele Praxen läuft dieser Zugriff im Regelfall über einen Zeitraum von bis zu 90 Tagen.
Versicherte können im Rahmen ihrer ePA-App selbst steuern, ob und wie lange eine Praxis Zugriff hat. Es ist möglich, die Dauer zu verkürzen oder den Zugriff vollständig zu beenden. Auf Wunsch können Patientinnen und Patienten auch bestimmte Dokumente verbergen oder endgültig löschen.
Einsichtnahme in die elektronische Patientenakte
Die elektronische Patientenakte dient nicht dazu, jede ärztliche Tätigkeit automatisch zu erfassen. Ärztinnen, Ärzte und Psychotherapeutinnen sind nicht verpflichtet, routinemäßig jeden Eintrag einzusehen. Im Gespräch kann sich aber ergeben, dass bestimmte Informationen aus der Akte hilfreich sind, zum Beispiel wenn eine Patientin auf einen neuen Befund verweist. In solchen Fällen kann die Einsicht sinnvoll sein und zu einer fundierteren Behandlung beitragen.
Daten für Mit- und Weiterbehandlung
In die elektronische Patientenakte gehören Inhalte, die für Folgebehandlungen oder andere beteiligte Einrichtungen wichtig sind. Ein Beispiel wäre ein Operationsbericht oder ein Befund aus einer Koloskopie. Nicht jede Erkrankung oder jeder Arztkontakt muss zwingend dokumentiert sein. Es reicht, wenn die Daten für die weitere Versorgung von Bedeutung sind und keine Einwände der versicherten Person bestehen.
Praxen informieren über Einträge
Praxen weisen ihre Patientinnen und Patienten darauf hin, wenn neue Inhalte in die elektronische Patientenakte eingestellt werden. Eine explizite Zustimmung ist nicht erforderlich, jedoch können Versicherte widersprechen. Dieser Widerspruch wird im Behandlungsdokument festgehalten.
Bei sensiblen Themen – zum Beispiel psychischen Erkrankungen, sexuell übertragbaren Infektionen oder Schwangerschaftsabbrüchen – gibt es besondere Vorgaben. In solchen Fällen müssen Praxen Patientinnen und Patienten aktiv auf ihr Widerspruchsrecht aufmerksam machen. Für genetische Untersuchungen oder Befunde nach dem Gendiagnostikgesetz gilt eine ausdrückliche Einwilligungspflicht in Schriftform oder elektronisch.
Kommunikation unter Ärzten bleibt bestehen
Die elektronische Patientenakte ersetzt nicht den internen Informationsaustausch zwischen behandelnden und weiterbehandelnden Fachkräften. Arztbriefe oder Befunde können weiterhin direkt an Kolleginnen und Kollegen übermittelt werden, zum Beispiel über spezielle Kommunikationsdienste im Gesundheitswesen. Wichtig ist dabei, dass Versicherte selbst entscheiden können, ob diese Dokumente dauerhaft in ihrer elektronischen Patientenakte gespeichert oder später gelöscht werden.
Wer hat Zugang zur elektronischen Patientenakte und unter welchen Bedingungen?
Grundsätzlich entscheidet die versicherte Person selbst, ob sie die elektronische Patientenakte nutzen möchte und wer darin Einsicht erhält. Es besteht kein Zwang. Anfangs stehen nicht alle Dokumente digital zur Verfügung; Versicherte können Inhalte daher auch fotografieren oder einscannen, um sie in ihre ePA zu übertragen.
Ärztinnen, Ärzte und Psychotherapeutinnen dürfen nur dann auf die elektronische Patientenakte zugreifen, wenn die versicherte Person dies ausdrücklich erlaubt, etwa durch Weitergabe einer PIN oder Freigabe über die App. Seit Mitte 2021 sind Vertragsärztinnen und -ärzte verpflichtet, relevante Daten in digitaler Form in der ePA bereitzustellen, damit Informationen an einem zentralen Ort vorliegen.
Gesetzlich ist festgelegt, dass der autorisierte Zugriff für folgende Gruppen möglich ist:
- behandelnde Ärztinnen und Ärzte
- Pflegepersonal
- Apotheken
- Dienstleister im Rahmen des Behandlungsgeschehens
Zugriff wird nur erteilt, wenn die betroffene Person zustimmt. Seit 2022 kann in der App individuell bestimmt werden, welche Dokumente für welche Personen freigegeben werden. Dokumente lassen sich auch gezielt sperren, sodass nur der Versicherten selbst darauf zugreifen kann.
Wie erhält man die elektronische Patientenakte?
Am Beispiel einer gesetzlichen Krankenkasse lässt sich gut zeigen, wie der Zugang zur elektronischen Patientenakte funktioniert: Versicherte laden sich über den Google Play Store oder den App Store die offizielle App ihrer Kasse sowie die ePA-App herunter. Nach einer kurzen Registrierung stellt die Krankenkasse einen Aktivierungscode bereit. Mit diesem Code wird der Zugang zur elektronischen Patientenakte ordnungsgemäß eingerichtet.
Für die Anmeldung wird häufig die elektronische Gesundheitskarte benötigt. Je nach Anbieter kann die Identifizierung über Gesichtserkennung, PIN-Eingabe oder Fingerabdrucksensor erfolgen. Erst nach erfolgreicher Aktivierung lässt sich die ePA im Alltag nutzen.
Phasen der Einführung der elektronischen Patientenakte
Die Einführung der elektronischen Patientenakte (EPA) erfolgt in mehreren Schritten, damit die technische Infrastruktur, Datenschutzanforderungen und medizinischen Prozesse abgestimmt werden können. Die wichtigsten Etappen sind:
Pilotphase von Januar bis April 2025
Ab dem 15. Januar 2025 startet die elektronische Patientenakte (ePA) als Pilotprojekt in ausgewählten Regionen. Zu den ersten Testgebieten gehören Hamburg, Franconia sowie Teile von Nordrhein-Westfalen. Ziel ist es, das System schrittweise in unterschiedlichen Versorgungsstrukturen zu erproben und erste Erfahrungen zu sammeln.
In dieser Phase können Versicherte, Ärztinnen und Ärzte, Apotheken sowie Krankenhäuser die elektronische Patientenakte praktisch anwenden. Die Teilnahme erfolgt je nach Einrichtung und ist in den Testregionen eng begleitet. Die gewonnenen Erkenntnisse dienen dazu, technische Abläufe und Zugriffsprozesse für die spätere bundesweite Anwendung zu verfeinern.
Phase der Ausweitung ab dem 29. April 2025
Ab dem 29. April 2025 beginnt die Phase der breiteren Einführung. Bis zu diesem Zeitpunkt sollen Arztpraxen, Kliniken und weitere Gesundheitseinrichtungen auf die elektronische Patientenakte vorbereitet sein.
Ein wesentlicher Schritt ist die Einbindung digitaler Rezeptdaten und der Austausch relevanter Medikationsinformationen. Auch Apotheken und Systeme für das Praxis- bzw. Medikamentenmanagement werden angebunden, damit der Zugriff auf eMedikationsdaten direkt über die elektronische Patientenakte erfolgen kann. Damit wächst der Umfang der nutzbaren Gesundheitsdaten und der Informationsfluss zwischen den Beteiligten wird verbessert.
Übergangsphase ab dem 1. Oktober 2025 bis Ende Dezember 2025
Ab dem 1. Oktober 2025 wird die Nutzung der elektronischen Patientenakte in sämtlichen Apotheken und Einrichtungen des ambulanten Sektors verpflichtend. Dadurch soll gewährleistet werden, dass Verschreibungen und Medikationspläne vollständig digital hinterlegt werden und alle Beteiligten einheitliche Strukturen anwenden.
Während dieser Übergangszeit wird der Fokus auf Qualitätssicherung, Ausbildung des Fachpersonals sowie technische Abstimmung gelegt. Die Phase endet am 31. Dezember 2025 und schafft damit die Grundlage für einen reibungslosen Betrieb im Jahr 2026.
Wie wird die elektronische Patientenakte eingerichtet?
Die Einrichtung der elektronischen Patientenakte erfolgt meist über die jeweilige Krankenkasse. Versicherte erhalten dazu Zugang über:
- eine App der Krankenkasse (Download über App-Store oder Play-Store; Login nach Registrierung)
- ein Online-Portal der Krankenkasse (Zugriff über Browser, ideal für Desktop oder Laptop)
- individuelle Freigaben über Mobilgeräte (Festlegung, welche Praxis oder Klinik Einsicht erhält)
Für die Anmeldung wird in der Regel ein Identitätsnachweis benötigt – etwa über Gesundheitskarte, PIN oder digitale Identität. Erst danach kann die elektronische Patientenakte genutzt und personalisiert werden. Versicherte bestimmen selbst, welche Zugriffsrechte gelten und wie lange diese bestehen bleiben.
Welche Inhalte können in der elektronischen Patientenakte gespeichert werden?
Die elektronische Patientenakte kann unterschiedliche medizinische Dokumente enthalten, darunter:
- Arztbriefe: Informationen nach Praxis- oder Klinikbesuchen
- Befundberichte: etwa Diagnosen oder Verlaufsdokumentationen
- Laborergebnisse: Blut-, Urin- oder andere Werte
- Bildgebende Unterlagen: z. B. Röntgen-, CT- oder MRT-Bilder
- Medikationspläne: relevant für chronische Erkrankungen
- Impfunterlagen: einschließlich aktueller Impfstatus
- Entlassbriefe aus Krankenhäusern: Therapieempfehlungen, Diagnosen, Nachsorge
Versicherte entscheiden selbst, was in die elektronische Patientenakte aufgenommen wird und haben jederzeit die Möglichkeit, Dokumente zu ergänzen oder zu entfernen.
Welche Daten gehören in die elektronische Patientenakte?
Ärztinnen, Ärzte und Psychotherapeutinnen bzw. -therapeuten sind verpflichtet, bestimmte Informationen in die elektronische Patientenakte (ePA) zu übertragen, wenn diese Daten im Rahmen einer aktuellen Behandlung entstehen und digital vorliegen.
Voraussetzung: Der Behandelnde hat Zugriff auf die elektronische Patientenakte, die betroffene Person hat nicht widersprochen und es gibt keine Vereinbarung, dass einzelne Inhalte außerhalb der ePA bleiben sollen – etwa ein gesondert geführter Medikationsplan oder spezielle Laborwerte.
Unterlagen, die Arztpraxen zwingend in die ePA eintragen
Gesetzlich vorgeschriebene Dokumente
In die elektronische Patientenakte gehören unter anderem:
- Berichte über Eingriffe und Operationen, aber auch über nicht-operative diagnostische oder therapeutische Maßnahmen
- Befunde aus bildgebenden Verfahren (z. B. Röntgen, CT, MRT, Ultraschall)
- Laborbefunde
- elektronische Arztbriefe
Empfohlene Inhalte für eine sinnvolle Dokumentation
Für eine gute Zusammenarbeit zwischen den Behandelnden werden vor allem Unterlagen eingestellt, die für spätere Mit- oder Weiterbehandlungen bedeutsam sein können, z. B.:
- Abschließende Diagnosen und gesicherte Befunde
- Zusammenfassungen wichtiger Untersuchungen
- klare Behandlungs- und Kontrollpläne
Nicht in die elektronische Patientenakte gehören zum Beispiel:
- bloße Verdachtsdiagnosen oder vorläufige Abklärungen
-
persönliche Notizen des Behandlungsteams, die nur als Gedächtnisstütze gedacht sind
Daten, die Praxen auf Wunsch der Patientinnen und Patienten eintragen
Auch auf ausdrücklichen Wunsch der Versicherten müssen bestimmte Informationen in der elektronischen Patientenakte dokumentiert werden, sofern sie im Rahmen einer laufenden Behandlung erhoben und digital verarbeitet wurden. Hierzu zählen etwa:
- Angaben aus strukturierten Behandlungsprogrammen (DMP)
- elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Kopie für die Patientin / den Patienten)
- Nachweise über Erklärungen zur Organ- und Gewebespende
- Vorsorgevollmachten und Patientenverfügungen
- elektronische Abschriften der ärztlichen oder psychotherapeutischen Behandlungsdokumentation
Die Einwilligung hierzu muss in der Praxisdokumentation festgehalten sein.
Weitere Kategorien von Daten in der elektronischen Patientenakte
Elektronische Liste der Medikamente
Die elektronische Patientenakte enthält eine digitale Übersicht über Arzneimittel, die nach Anlegen der ePA per E-Rezept verordnet und in der Apotheke ausgegeben wurden.
- Verordnungs- und Abgabedaten werden automatisiert vom E-Rezept-Server in die elektronische Patientenakte übertragen.
- Auf dem Server liegen alle Verordnungen, die Ärztinnen und Ärzte ausgestellt haben und die Apotheken abgerufen haben.
Abrechnungsdaten der Krankenkassen
Versicherte haben einen Anspruch darauf, dass ihre Krankenkasse die abgerechneten Leistungen in der elektronischen Patientenakte ablegt, etwa:
- Daten zu ärztlichen und psychotherapeutischen Behandlungen, inklusive Diagnoseschlüssel
- Angaben zu Zeitpunkt, Art der Leistung und abgerechneten Beträgen
Die Kasse speichert diese Informationen automatisch in der ePA, solange kein Widerspruch vorliegt. Seit 2026 sind die Abrechnungsdaten nur für die versicherte Person selbst einsehbar – zum Beispiel über die ePA-App.
Daten, die die Versicherten selbst beisteuern
Patientinnen und Patienten können eigene Informationen in die elektronische Patientenakte einstellen, zum Beispiel:
- Gesundheits- und Fitnessdaten aus Wearables oder Apps
- Blutdruck- oder Blutzuckerprotokolle
- andere selbst erhobene Messwerte
So lassen sich individuelle Verläufe übersichtlich an einem Ort dokumentieren.
Übernahme von Unterlagen in Papierform
Viele Menschen besitzen ältere Arztbriefe und Befunde noch auf Papier. Für die elektronische Patientenakte gilt:
- Versicherte haben einen Anspruch darauf, dass ihre Krankenkasse bestimmte Papierdokumente scannt und in die ePA überträgt (bis zu zehn Dokumente je Vorgang, maximal zweimal innerhalb von 24 Monaten).
- Praxen können auf Wunsch ebenfalls ältere digital vorliegende Befunde in die elektronische Patientenakte einstellen, sind aber nicht dazu verpflichtet.
- Versicherte dürfen auch selbst eingesannte oder abfotografierte Unterlagen in ihrer ePA ablegen.
Ausnahme von der Pflicht zur Befüllung der ePA
In begründeten Einzelfällen können Arztpraxen und psychotherapeutische Praxen darauf verzichten, Daten in die elektronische Patientenakte einzustellen.
Dies kommt etwa in Betracht, wenn:
- die Dokumentation in der ePA das Wohl eines Kindes oder einer anderen schutzbedürftigen Person gefährden könnte
- besondere therapeutische Gründe dagegensprechen
Die Gründe für eine solche Ausnahme müssen in der Behandlungsdokumentation vermerkt werden. Diese Regelung ist Teil der gesetzlichen Vorgaben zur Entlastung der Praxen und zum Schutz sensibler Situationen in Medizin und Pflege.
FAQ zur elektronischen Patientenakte (EPA)
Was ist die elektronische Patientenakte und welchen Zweck hat sie?
Die elektronische Patientenakte ist ein digitales System, in dem medizinische Daten eines Patienten gesammelt und gespeichert werden. Dazu gehören Diagnosen, Arztbriefe, Untersuchungsergebnisse, Laborwerte oder Impfstatus. Ziel ist es, Informationen an einem Ort zu bündeln, damit Ärzte und Patienten schneller auf relevante Daten zugreifen können und medizinische Entscheidungen auf einer besseren Informationsbasis getroffen werden.
Wer entscheidet über den Inhalt der EPA?
Grundsätzlich entscheidet der Patient selbst, welche Dokumente in der EPA stehen und wer darauf zugreifen darf. Somit können einzelne Befunde hinterlegt oder entfernt werden. Auch die Zugangsrechte lassen sich steuern, wodurch etwa ein Facharzt einen anderen Datenumfang sieht als der Hausarzt.
Welche Vorteile bietet die EPA für Patienten?
Patienten müssen ihre medizinischen Unterlagen nicht mehr sammeln und von einem Arzt zum nächsten transportieren. Durch den zentralen Zugang entfällt das mehrmalige Anfordern von Dokumenten und es entsteht ein besserer Überblick über die eigene Gesundheit. Besonders bei chronischen Erkrankungen oder komplexen Behandlungsverläufen profitieren Patienten von einer lückenloseren Darstellung medizinischer Informationen.
Welche Vorteile hat die EPA für medizinisches Personal?
Ärzte erhalten schneller Zugang zu relevanten Informationen, was Diagnosen unterstützt und unnötige Doppeluntersuchungen vermeiden kann. Auch in Notfällen hat medizinisches Personal schneller Einblick in Vorerkrankungen oder bestehende Medikationspläne, was Behandlungsentscheidungen erleichtert.
Wie wird der Datenschutz bei der EPA umgesetzt?
Daten in der EPA unterliegen strengen deutschen und europäischen Datenschutzbestimmungen. Zugriffe werden protokolliert und nur nach Einwilligung des Patienten freigegeben. Serverstandorte und technische Sicherheitsmaßnahmen unterliegen regelmäßiger Kontrolle, um Missbrauch zu verhindern und medizinische Daten gegen unbefugte Zugriffe zu schützen.
Ist die Nutzung der EPA verpflichtend oder freiwillig?
Die Nutzung ist freiwillig. Patienten können entscheiden, ob sie eine Akte anlegen möchten oder nicht. Wer keine digitale Akte wünscht, erhält medizinische Leistungen wie gewohnt über das analoge System.
Wie kann ein Patient Zugang zur EPA erhalten?
Der Zugang erfolgt häufig über Apps oder Online-Portale der Krankenkassen, die den technischen Rahmen bereitstellen. Nach Identitätsprüfung lässt sich die Akte aktivieren, verwalten und für Ärzte freigeben. Auf Wunsch können Angehörige oder behandelnde Ärzte unterstützen, wenn Patienten mit digitalen Anwendungen weniger vertraut sind.
Fazit
Die elektronische Patientenakte bietet Versicherten die Möglichkeit, ihre Gesundheitsdaten selbstbestimmt zu verwalten und medizinische Abläufe transparenter zu gestalten. Sie unterstützt Ärzte, Apotheken und Krankenhäuser bei der koordinierten Versorgung und kann langfristig zur Verbesserung der Behandlungsqualität beitragen.
Wer sich mit den Funktionen und Rechten vertraut macht, kann die elektronische Patientenakte gezielt einsetzen und von ihren Vorteilen profitieren – ohne die Kontrolle über persönliche Daten aus der Hand zu geben.
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